Czasem mam wra\u017cenie, \u017ce podobnie jak niegdy\u015b straszy\u0142o si\u0119 dzieci Bab\u0105 Jag\u0105, tak w dzisiejszych czasach \u2013 podobne emocje budzi sekretariat w biurach.<\/p>\n\n\n\n
Boj\u0105 si\u0119 go handlowcy, boj\u0105 si\u0119 w\u0142a\u015bciciele innych firm, kt\u00f3rzy chc\u0105 nawi\u0105za\u0107 wsp\u00f3\u0142prac\u0119.<\/p>\n\n\n\n
Wszystkiemu winne te niemi\u0142e Panie z sekretariatu \u2013 przecie\u017c tyle si\u0119 o tym s\u0142yszy, jak broni\u0105 doj\u015bcia do koleg\u00f3w\/kole\u017canek z pracy. O rozmowie z szefem nawet nie ma co marzy\u0107. Wed\u0142ug tych strach\u00f3w, s\u0105 to zwykle Panie, kt\u00f3re s\u0105 : niemi\u0142e, wredne, pyskate, i w og\u00f3le nie wiadomo po co blokuj\u0105 dost\u0119p do os\u00f3b decyzyjnych\ud83d\ude0a<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Ot\u00f3\u017c wiadomo!<\/strong> To jest ich praca. Co wi\u0119cej, raczej ma\u0142o os\u00f3b z natury jest permanentnie niemi\u0142ych. Mo\u017ce warto wi\u0119c tak po prostu szanowa\u0107 ich prac\u0119, rozumie\u0107 jej cel oraz sens, i dzi\u0119ki temu – zamiast ci\u0105gle zastanawia\u0107 si\u0119 jak obej\u015b\u0107 ich stanowisko pracy, po prostu tak przygotowywa\u0107 si\u0119 do rozmowy, aby druga strona zrozumia\u0142a i dobrze odebra\u0142a nasze intencje, bo wtedy bez problemu nam pomo\u017ce?<\/p>\n\n\n\n Przecie\u017c one dzia\u0142aj\u0105 w dobrej wierze, wykonuj\u0105 powierzone im zadania i wierzcie lub nie, ale przez 15 lat mojej pracy, g\u0142\u00f3wnie z telefonem \ud83d\udcde w r\u0119ku \u2013 nie mia\u0142am z nimi wi\u0119kszych problem\u00f3w. Owszem zdarzaj\u0105 si\u0119 wyj\u0105tki jak wsz\u0119dzie, to czysta statystyka, ale lepiej zaj\u0105\u0107 si\u0119 regu\u0142\u0105 nie wyj\u0105tkami.<\/p>\n\n\n\n Regu\u0142a z kolei jest bardzo prosta: je\u015bli odpowiednio przygotujesz si\u0119 do rozmowy w 85% nie b\u0119dziesz mia\u0142 problem\u00f3w z niemi\u0142ym sekretariatem, a tak naprawd\u0119 zwykle spotkasz si\u0119 ze wspania\u0142ymi osobami, kt\u00f3re tam pracuj\u0105. Co wi\u0119cej – b\u0119dziesz m\u00f3g\u0142\/a liczy\u0107 na ich pomoc i wsparcie!<\/p>\n\n\n\n Na przygotowanie si\u0119 do rozmowy wp\u0142ywa zwykle kilka rzeczy. Dlatego dobrze mie\u0107 przy sobie schemat rozmowy, aby w razie potrzeby nie zosta\u0107 wybitym z jej celu.<\/p>\n\n\n\n Nale\u017cy wiedzie\u0107 po co, i z kim chcemy porozmawia\u0107. Niby proste, a wierzcie mi, \u017ce cz\u0119sto obserwuj\u0119 na warsztatach, \u017ce ju\u017c samo rozpocz\u0119cie rozmowy i przebijania si\u0119 przez sekretariat budzi w moich klientach tyle strachu, \u017ce zaczynaj\u0105 mie\u0107 dziwny ton g\u0142osu.<\/p>\n\n\n\n Tego nie da si\u0119 opisa\u0107- to trzeba us\u0142ysze\u0107. Jest to, albo ton g\u0142osu tak us\u0142u\u017cny, \u017ce w \u017cyciu nie ma szans na przebicie i zainteresowanie rozm\u00f3wcy, kt\u00f3ry cz\u0119sto poza odbieraniem telefonu ma tysi\u0105c innych zada\u0144, i r\u00f3wnie\u017c tym kontaktem jest wybity z rytmu. Brzmi jakby kto\u015b zadzwoni\u0142 przez pomy\u0142k\u0119 i sam chcia\u0142 si\u0119 jak najszybciej roz\u0142\u0105czy\u0107.<\/p>\n\n\n\n Bywa, \u017ce ton g\u0142osu ma by\u0107 z za\u0142o\u017cenia czaruj\u0105cy a jest tak sztuczny i przeci\u0105g\u0142y \u2013 \u017ce te\u017c nie wzbudza zaufania. Mo\u017cna tak wymienia\u0107 jeszcze kilka innych b\u0142\u0119d\u00f3w, kt\u00f3re robimy, ale nie o tym chc\u0119 dzisiaj napisa\u0107.<\/p>\n\n\n\n Jaki ton b\u0119dzie dobry?<\/strong> Naturalny i pewny siebie \u2013 nie jeste\u015bmy botem, wi\u0119c nie pr\u00f3bujmy nim si\u0119 stawa\u0107 na si\u0142\u0119. Je\u015bli jeste\u015bmy pewni swojego produktu, czy us\u0142ugi i chcemy pracowa\u0107 po partnersku, powinni\u015bmy by\u0107 pewni siebie.<\/p>\n\n\n\n Druga wa\u017cna rzecz, to \u015bwiadomo\u015b\u0107 z kim chcemy rozmawia\u0107? Najlepiej je\u015bli jest to imi\u0119 i nazwisko. Nie mamy? Przy odpowiednio poprowadzonej rozmowie z sekretariatem \u2013 zdob\u0119dziemy te informacje bez trudu.<\/p>\n\n\n\n Mo\u017cemy oczywi\u015bcie jeszcze wcze\u015bniej sprawdzi\u0107 na stronie internetowej, b\u0105d\u017a skorzysta\u0107 z innych \u017ar\u00f3de\u0142, na przyk\u0142ad social medi\u00f3w \u2013 takie dane cz\u0119sto s\u0105 dost\u0119pne.<\/p>\n\n\n\n Je\u015bli mamy konkretne imi\u0119 i nazwisko osoby, to na 95% nie b\u0119dzie problemu ze skontaktowaniem si\u0119 z ni\u0105. Wbrew pozorom sekretariaty zwykle naprawd\u0119 s\u0105 bardzo dobrze zorganizowane i ch\u0119tnie nam pomog\u0105. Nigdy nie by\u0142o tak \u0142atwo zdoby\u0107 telefonu kom\u00f3rkowego do osoby decyzyjnej jak teraz, w czasach pandemii. Wiem to z w\u0142asnego do\u015bwiadczenia. Jest to proste, bo przecie\u017c ludziom zale\u017cy na tym aby pracowa\u0107, a sytuacja pandemiczna wymusi\u0142a prac\u0119 zdaln\u0105 i hybrydow\u0105.<\/p>\n\n\n\n Je\u015bli za\u015b nie posiadamy danych konkretnej osoby, nale\u017cy zn\u00f3w mie\u0107 \u015bwiadomo\u015b\u0107, z kim w danej firmie chcemy rozmawia\u0107\u2013 stanowisko, lub po prostu zakres obowi\u0105zk\u00f3w. Je\u017celi jasno wyt\u0142umaczymy o kogo nam chodzi, jest naprawd\u0119 du\u017ca szansa, \u017ce otrzymamy imi\u0119 i nazwisko tej osoby, b\u0105d\u017a bezpo\u015bredni kontakt do niej \u2013 czasem na raty, ale otrzymamy. Czemu? Przecie\u017c to jest praca tych os\u00f3b, a ka\u017cdy zwykle chce swoj\u0105 prac\u0119 w nale\u017cyty spos\u00f3b wykonywa\u0107. Je\u015bli nie otrzymamy, zwykle uda si\u0119 to kolejnym razem \u2013 mo\u017cna trafi\u0107 na inn\u0105 osob\u0119 i po prostu b\u0119dzie \u0142atwiej. Nie ma jednak co si\u0119 martwi\u0107 na si\u0142\u0119 i kombinowa\u0107, bo jest to do\u015b\u0107 proste do zrobienia.<\/p>\n\n\n\n Czasem trudniej jest si\u0119 do tej osoby dodzwoni\u0107 \u2013 ale to ju\u017c inny temat, bo przecie\u017c prawie wszyscy znamy smak pracy zdalnej lub hybrydowej. Nie jest to jednak ani skomplikowane ani bardzo wyd\u0142u\u017cone w czasie. K\u0142aniaj\u0105 si\u0119 tutaj dwie wa\u017cne cechy: cierpliwo\u015b\u0107 oraz konsekwencja.<\/p>\n\n\n\n Jest jeszcze jedna kwestia, kt\u00f3ra jest oczywista. Traktujmy osoby z sekretariatu z nale\u017cytym szacunkiem i rozmawiajmy tak, jakby\u015bmy sami chcieli aby z nami rozmawiano. Kierujmy uwag\u0119 na rozwi\u0105zanie sytuacji, a nie na traktowanie samej osoby jako problemu. To naprawd\u0119 du\u017co u\u0142atwia. Wszyscy mamy prawo do gorszego dnia, ka\u017cdy bywa czasem zm\u0119czony, niewyspany, g\u0142odny lub ma nadmiar obowi\u0105zk\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Zwykle jednak jeste\u015bmy gotowi jako ludzie do pomocy \u2013 trzeba tylko odpowiednio podej\u015b\u0107 do tematu i nie traktowa\u0107 swojego rozm\u00f3wcy skrajnie, albo jak idioty, albo jak w\u0142adcy wszech\u015bwiata.<\/p>\n\n\n\n Z mojego do\u015bwiadczenia wynika, \u017ce dobry kontakt z sekretariatem otwiera nam drog\u0119 do ca\u0142ej firmy i mo\u017cna stosunkowo szybko zbudowa\u0107 trwa\u0142e relacje biznesowe. Uwa\u017cam, \u017ce w wielu firmach sekretariat jest najlepiej poinformowan\u0105 jednostk\u0105 w ca\u0142ej organizacji, i zwykle ma ogromny wp\u0142yw na procesy decyzyjne, nawet potencjalnie niezwi\u0105zane z tematem.<\/p>\n\n\n\n Przecie\u017c ludzie w firmach rozmawiaj\u0105 mi\u0119dzy sob\u0105 o wielu rzeczach: zar\u00f3wno zawodowych, jak i prywatnych. Bior\u0105 pod uwag\u0119 zdanie innych, nawet je\u015bli bezpo\u015brednio nie wsp\u00f3\u0142pracuj\u0105 w projektach, chocia\u017cby dlatego aby pozna\u0107 niezale\u017cne opinie, intuicyjne rozwi\u0105zania.<\/p>\n\n\n\n Je\u015bli chcemy wi\u0119c aby szanowano nasz\u0105 prac\u0119, szanujmy prac\u0119 innych.<\/strong> Miejmy \u015bwiadomo\u015b\u0107 ich kompetencji, i – co bardzo wa\u017cne – nie starajmy si\u0119 na si\u0142\u0119 obchodzi\u0107 ich pracy, bo mo\u017ce to bardzo \u017ale wp\u0142yn\u0105\u0107 na nasz odbi\u00f3r. Tak, jest kilka sposob\u00f3w, aby sekretariat obej\u015b\u0107. Tylko, \u017ce przy dobrym podej\u015bciu do tematu, mo\u017cemy nie tylko uzyska\u0107 po\u0142\u0105czenie z osob\u0105 decyzyjn\u0105, ale r\u00f3wnie\u017c mie\u0107 od razu serdeczny i warto\u015bciowy kontakt z ca\u0142\u0105 firm\u0105. Je\u015bli osoby z sekretariatu stan\u0105 si\u0119 rzecznikiem naszej sprawy – sukces jest murowany!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Czasem mam wra\u017cenie, \u017ce podobnie jak niegdy\u015b straszy\u0142o si\u0119 dzieci Bab\u0105 Jag\u0105, tak w dzisiejszych czasach \u2013 podobne emocje budzi sekretariat w biurach. Boj\u0105 si\u0119<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":165,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[3],"tags":[20,19,9,11,4,6,12,10,7,13,8,5],"class_list":["post-164","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog","tag-obowiazki","tag-sekretariat","tag-biznes","tag-clienting","tag-czas","tag-efektywnosc","tag-emocje","tag-klient","tag-menedzer","tag-planowanie","tag-telemarketing","tag-zarzadzanie"],"yoast_head":"\n