Tyle mówi się o budowaniu zaufania, ważkości robienia pierwszego wrażenia oraz mocnych stronach wszelkich prezentacji, a zapomina się o tym, co istotnie w relacjach a więc dotrzymywaniu słowa.
Często zanim jeszcze dojdzie do jakiejkolwiek współpracy – czy to w sprzedaży, rekrutacji, czy w kontaktach z partnerami biznesowymi mamy rozmowy, odbywamy spotkania, wymieniamy się wiadomościami. Na szczęście czas jest sprawiedliwy – każdy ma go tyle samo – chociaż nie każdy odpowiednio dobrze umie nim zarządzać.
Najczęstsze wymówki
Tak są wakacje – ludzie są na urlopach i bardzo dobrze, bo każdy musi pamiętać o tym aby naładować akumulatory. Z doświadczenia wiem jednak, że zawsze się coś dzieje, czym można uzasadniać poślizg w pracy. Czy to biorąc pod uwagę kolejne miesiące w kalendarzu, czy też rytm dobowy naszego organizmu.
Moja mama czasem żartuje, że „rano rosa, potem gorącą a wieczorem komary kąsają” a więc żadna pora dnia ( z perspektywy niektórych) nie jest odpowiednia na pracę. Tylko to co dla niektórych jest kawałem inni wcielają w życie.
Niektórzy usprawiedliwiają to jeszcze inaczej – swoim charakterem, niefrasobliwością, „roztrzepaniem” – ale czy to może tłumaczyć dezorganizację pracy drugiej strony? Wszak charakter trzeba szlifować.
Planowanie i asertywność naszymi sprzymierzeńcami
Jestem osobą bardzo terminową i wywiązującą się z różnych zobowiązań – a naprawdę trochę tego jest. Moim zdaniem to kwestia szacunku do siebie i innych. Oczywiście, że czasem coś się może obsunąć czasowo ale wtedy wystarczy z odpowiednim wyprzedzeniem:
- poinformować o tym drugą stronę czy to w relacjach biznesowych, czy prywatnych,
- wytłumaczyć powód takiej sytuacji
- znaleźć inne rozwiązanie, termin, co świadczy o tym, że nam zależy, ale jesteśmy tylko ludźmi
- trzymać się ustaleń😊
Kluczem do sukcesu w tej kwestii – niewątpliwie jest dobre planowanie. Pisała o tym ostatnio, tutaj oraz równie ważna asertywność (tu)
Mam dwie małe córki, które przecież nie zawsze zgadzają się na wszystko i mają prawo do swoich słabszych dni. Dlatego w planowaniu ważne jest także i to, aby odpowiednio ustawić różnego rodzaju rezerwy i mieć rozwiązania awaryjne. To pomaga mniej stresować się w pracy i efektywniej wykorzystywać swój czas po to by mieć go więcej dla siebie i rodziny, także na nieplanowane przyjemności, których przecież potrzebujemy.
Uważam, że pracę i obowiązki dużo prościej jest nam poukładać niż zadania i nieprzewidywalność domową. Dlatego, szczerze mówiąc – naprawdę nie zawsze rozumiem, że skoro ja, aktywna zawodowo i realizująca różne projekty w jednym czasie i żyjąca normalnie, prowadząc dom, rodzinę, posiadając przyjaciół i realizując różne inne przyjemności i zadania z tym związane, mogę dotrzymywać terminów (bo dałam słowo) – to dlaczego niektórzy naprawdę sobie z tym nie radzą? Na szczęście, rzadko sama muszę mierzyć się z sytuacjami, kiedy ktoś nie dotrzymuje ustalonego ze mną terminu, ale rozmawiając ze swoimi klientami i słysząc o ich sytuacjach biznesowych – z przykrością stwierdzam, że skala zjawiska “niesłowności”, po prostu nawet mnie zaskakuje.
Deadline
Z moich obserwacji i doświadczenia najlepiej jest ustawiać sobie terminy realnie w stosunku do bieżących zadań i je zapisywać, żeby nic nie umknęło.
Tu nie chodzi tylko o termin ważnego projektu, końca, czy realizacji kluczowych rzeczy. Czasem to także o zapisanie w kalendarzu, telefonie, czy na żółtej karteczce określonych rzeczy, które mamy w realizacji. Może to być spotkanie (niezależnie czy online, czy realne), napisanie ale także analiza jakiejś wiadomości, czy inne aktywności.
No i oczywiście, o ich realizację jak najszybciej (najlepiej przed ustalonym terminem), aby mieć rezerwę czasową. Jeśli jednak się nie uda konieczne jest – minimum poinformowanie drugiej strony jak się rzeczy mają.
Priorytetowość terminów
Jakiś czas temu zdziwiłam się bardzo postem na LI, w którym jedna z osób zapytała jak ludzie radzą sobie z niezrealizowanymi spotkaniami online – gdzie druga strona po prostu zapomina się wdzwonić. Szczerze byłam i jestem zdziwiona. Może to kwestia ustalenia zasad – może współpracy z odpowiednimi ludźmi ale mi takie rzeczy naprawdę rzadko się zdarzają. Oczywiście, że bywa, że ktoś w ostatniej chwili odwołuje spotkanie – ale jak dotąd zawsze mnie o tym na szczęście informował – oczywiście dotyczy to spotkań bezpośrednich lub online.
Z otrzymaniem ustaleń mailowych, dokumentów, lub innych rzeczy w mojej pracy – bywa już różnie jeśli chodzi tu o drugą stronę. Naprawdę rozumiem, że zdarzają się „obsuwy” a niektóre rzeczy, które są istotne dla mnie mogą nie być priorytetowe dla drugiej strony. Jednak jeśli określamy termin – to ja po prostu biorą go pod uwagę.
Czasem niektóre projekty nie dochodzą do skutku, ale myślę, że odpowiedź negatywna jest lepsza od brakujakiejkolwiek odpowiedzi – bo „wiemy na czym stoimy” i możemy tym zarządzić. Albo zaproponowanie innego terminu realizacji i już trzymanie się go na „mur beton”. A moja puenta tego zjawiska jest taka – uważam, że spóźnianie się powyżej „akademickiego kwadransu” jest mocno niepoważne.
Przyzwyczajenie do opóźnień
Z drugiej strony, przecież też jestem klientem i rozmawiając także z moimi klientami w zasadzie nie znam nikogo kto zrealizował remont mieszkania w wyznaczonym terminie, kto nie miałby opóźnionej lub odwołanej wizyty lekarskiej (bez uprzedzenia, także tych prywatnych), czy kogoś, kto przynajmniej raz nie miałby mocno opóźnionego lub anulowanego bez jego wiedzy jakiegoś zamówienia lub czekał aż ktoś opłaci mu zaległą fakturę.
Ostatnio rozmawiając ze znajomą zdziwiłam się, że tyle osób ma w swoim otoczeniu ludzi niedotrzymujących terminów. Jak to dalej wpływa na budowanie wiarygodności, zaufania, relacji i tak naprawdę także naszych decyzji odnośnie współpracy, bądź naszego zadowolenia, a co za tym idzie także polecania/ bądź nie polecania naszych usług i produktów? Pomyślmy o tym.
Wszak jakość, tak modna na sloganach i często przywoływana w różnych marketingowych zapewnieniach, to nie tylko jakość produktu czy usługi, ale także customer experience – czyli relacje jakie umiemy nawiązać i podtrzymywać oraz ich emocjonalny charakter.
Tu nie chodzi o popadanie w rutynę, ale o dobre wykorzystanie czasu i wiarygodność, którą budujemy dotrzymując danego słowa.
Niby to takie proste i w zrozumieniu, a jakże trudne w realizacji, prawda? Tymczasem każdy chce być traktowany z szacunkiem, a szacunek opiera się także na poważnym traktowaniu i dotrzymywaniu danego słowa.
Jak w każdym artykule, rekomenduję Wam ciekawą książkę, wartą przeczytania. Dzisiaj jest nią taka pozycja: Bob Tiede – I to jest dobre pytanie. Każdy kto chciałby ją przeczytać, niech napisze do mnie prywatną wiadomość, a chętnie udostępnie mu ebooka.
Na koniec, polecam Waszej uwadze jeszcze jedną rzecz. Otóż na moim zawodowym profilu Linkedin (TUTAJ) trwa fajna zabawa, w której do zdobycia są zdjęcia z autografem multimedalistki olimpijskiej Agnieszki Kobus Zawojskiej. Zachęcam i zapraszam do udziału w niej.
