Spośród różnych kompetencji, które określa się mianem bardzo istotnych w procesie zarządzania, jako jedną z kluczowych wymienia się delegowanie. Ma to oczywiście swoje uzasadnienie w rzeczywistości. Jak dobrze byśmy nie planowali i sprocesowali swoich zadań zwykle w pewnym momencie oddelegowanie pewnych rzeczy, najlepiej do osób z koniecznymi uprawnieniami jest niezbędne.
Doba ma 24 godziny, zwykle nawet jeśli bardzo lubimy swoją pracę, długofalowo nie chcemy i nie możemy poświęcać jej więcej czasu niż połowa dnia. Mając też z tyłu głowy, że warto się rozwijać, dbać o siebie, więc także odpoczywać, a przy tym dobrze byłoby nie stracić z horyzontu tego po co to robimy, oprócz przyjemności z pracy, czyli radości z przebywania z własnymi bliskimi.
Czy umiemy delegować zadania?
No właśnie teoria, teorią, ale to, że wiemy, że powinniśmy coś robić nie znaczy, że chcemy, potrafimy i mamy komu delegować.
Mój artykuł odnośnie delegowania zadań, poprzedziłam ankietą. Znajdziecie ją TUTAJ
Na pytanie „Czy umiesz delegować zadania w pracy” aż 43% ankietowanych odpowiedziało, że „zdecydowanie tak”, a 45 %, że „raczej tak”. Czyli aż 88% osób głosujących uważa, że umie delegować. Osobiście uważam, że to bardzo dużo, szczególnie, że gdy prowadzę warsztaty w firmach naprawdę widzę w tym realny, namacalny wręcz problem, ale o tym za chwilę. 3% odpowiadających na moje pytanie stwierdziło, że zdecydowanie nie umie delegować, a 9 %, że raczej nie. Tak więc 12 % widzi swój problem w delegowaniu i przyznaje się do tego.
Sama uważam, że jest to trudny temat, który nadal sama przepracowuję. O ile zawodowo wychodzi mi to całkiem nieźle, o tyle w życiu prywatnym w domu, bywa, że chcę coś przyspieszyć, skończyć i nie deleguję tyle ile mogłabym na swoje córki.
Obdarzenie zespołu najwyższym możliwym zaufaniem i swobodą
No, ale wracajmy do biznesu. Delegowanie prowadzi do obdarzenia zespołu najwyższym możliwym zaufaniem i swobodą. Tak swobodą bo pamiętajmy, że delegujemy zadanie a nie sposób jego wykonania. Wymaga to więc od obydwu stron zaangażowania, pokory, szczerości, zaufania i cierpliwości. Oczywiście należy pamiętać, żeby wytłumaczyć nie tylko zadanie, jego rangę, ale i proces oraz określić ramy czasowe. Rzecz w tym, aby być otwartym na rozwiązania osoby, którą do tego zobligowaliśmy, uznając, że ma odpowiednie kompetencje.
Nie chodzi więc tylko o zlecenie konkretnego zadania, ale także branie przez tą osobę odpowiedzialności za jego wykonanie, a skoro tak – uznanie jej metod. Warto być jednak gotowym na pojawiające się pytania i zaznaczyć, szczególnie w pierwszym okresie, że w razie wątpliwości chętnie pomożemy w rozwiązaniu. W końcu to my na koniec dnia odpowiadamy za dany projekt i jego rezultat. Nic tak nie uskrzydla ludzi jak wzajemne zaufanie i nic tak nie buduje dobrych relacji biznesowych- pamiętajmy o tym, że warto próbować.
Metoda prób i błędów
Żeby nie było, że jest to bułka z masłem – o czym każdy, kto miał choć trochę do czynienia z zarządzaniem innymi doskonale wie, przytoczę pewną historię.
Kilka lat temu pewien manager, w firmie która rozwijała startup opowiadał mi jak to jest z delegowaniem zadań u nich. Otóż miała ta osoba kilku pracowników, którymi zarządzała. Naturalne więc, że podczas wciąż pojawiających się projektów, musiał je odpowiednio rozdzielać. Firma opierała się na specjalistach, młodych ludziach – przyjęła więc, że zatrudniają osoby o odpowiedniej wiedzy.
Mężczyzna wytłumaczył zadanie chłopakowi, zapytał, czy wszystko jasne ( tamten oczywiście potwierdził) i dał mu deadline na kolejny tydzień. Następnego dnia przy luźnej rozmowie, wszyscy są zajęci swoją pracę, a ten chłopak widać, że ewidentnie nie może ruszyć do przodu, ale przy pytaniu czy potrzebuje wsparcia – odmawia.
Manager daje mu 2 dni na „rozruch”, po czym widząc, że są w tym samym punkcie pyta więc co jest problemem, jakie widzi rozwiązania -nie chce podsuwać swojego, żeby nie zniechęcić nowej osoby i pobudzić ją do kreatywności. Chłopak znajduje rozwiązanie, które wiadomo (z punktu widzenia znającej się w tym temacie osoby), że będzie skazane na porażkę – manager próbuje go naprowadzić, ale ten zapalony do swojego pomysłu chce spróbować swojej metody.
Cóż tak się umawiali więc daje mu na to czas. Za dwa dni pracownik przyznaje, że jego pomysł nie był dobry, ale utknął w martwym punkcie. Manager znów pytaniami, naprowadzaniem wrzuca go na rozwiązanie. W ciągu kilku dni z lekkim poślizgiem i przy pomocy innych chłopak ukończył zadanie.
Co wynika z tej opowieści? Ktoś powie – wiedzieli jak rozwiązać, mieli określony czas na realizacje a młodemu pracownikowi trudno przyznać się do niewiedzy, należało wiec od razu pokazać co zrobić? Na szczęście nie. Owszem może przy tym konkretnym zadaniu poszłoby szybciej. Zwykle jesteśmy tak skupieni na naszym pomyśle, że nie dostrzegamy innych, lepszych.
Warto więc dać szansę wykazać się zarówno kreatywnością, wiedzą, jak i decyzyjnością w procesie. Świadczy o tym fakt, że po kilku latach firma rozrosła się z kilkuosobowego zespołu do kilkusetosobowej firmy.
Oczywiście należy brać przy tym pod uwagę dotychczasowe doświadczenie aby nie popełniać wciąż tych samych błędów, czy nie dawać szans projektom, które są skazane na porażkę. Należy też przyjąć system weryfikacyjny i kontrolny poszczególnych etapów.
Trzeba się do tego przygotować, żeby nie pozostawić pracownika samemu sobie, nie zarzucić go obowiązkami ponad miarę, albo nie przydzielać mu tylko mało ambitnych projektów. Pamiętajmy aby traktować ludzi jak sami chcemy być traktowani, a w następnej kolejności jak już się tego dowiemy – traktować ich tak jak oni sami chcą być traktowani. Warto jednak być otwartym na inne podejście i pomysły. Na końcu zwykle chodzi o efekt, rentowność i etykę, nie o sam proces dotarcia do celu.
Syndrom Zosi samosi
Pewnie teraz sporo osób powie, że pracują w ciągłym niedoczasie, a gdyby mogli przeciągać projekty i dawać się w ten sposób wykazywać innym już dawno ich firma by upadła, bo czas to pieniądz. Zwykle jednak każda procedura, pomysł to kwestia prób i błędów. Nawet jeśli tym razem się nie uda jest szansa, że zdobędziemy kolejne doświadczenie i znajdziemy najlepsze możliwe rozwiązanie, z najkrótszym procesem o najwyższej efektywności. Tak jest w każdym biznesie. Czas jest pojęciem względnym i tak czy inaczej minie.
Jako ludzie lubimy czuć się niezastąpieni. Nie lubimy przyznawać się do niewiedzy. Czasem wręcz nie chcemy dzielić się swoją wiedzą w obawie przed konkurencją. Dodatkowo wydaje się to na pierwszy rzut oka szybsze i skuteczniejsze. Nie każdy pracuje „u siebie”, a będąc etatowym pracownikiem zawsze dobrze mieć stabilną posadę i „asa w rękawie” pod tytułem tylko ja to potrafię.
Czasem obawa że czyjś pomysł będzie lepszy od moich założeń, aktualnych procesów jest silniejsza niż racjonalizm. Warto jednak oszacować naszą pracę, czas i zmierzyć co nam się bardziej opłaca. Jako manager, niezależnie od nazwy stanowiska czy bycia właścicielem firmy odpowiadamy za określone cele. Nie jesteśmy w stanie wykonywać wszystkiego sami, należy więc nauczyć się delegowania, bo wcześniej czy później to nas nie minie jeśli chcemy się rozwijać i mieć czas na normalne życie.
Tu przychodzi mi z pomocą inna historia, którą poznałam niedawno i byłam tym sama naprawdę zaskoczona. Dlaczego? Otóż osoba bardzo wykształcona, światła i którą sama mocno podziwiam przyznała, że zarządzając dużym zespołem kilka lat temu nie umiała delegować.
Części zadań nie umiała i nie chciała dysponować- wydawało się, że będzie robiła to szybciej, sprawniej i nie ma czasu na tłumaczenie, jeśli sama zrobi to w mig. Wszystko jest jednak kwestią skali i przy zarządzaniu kilkuset osobowym zespołem po prostu się poddała, bo nie starczało jej doby. Jak to się stało, że osoba bardzo inteligentna i znająca się na swojej pracy nie potrafiła tym zarządzić? W prosty sposób – sama przyzwyczaiła swoich pracowników, że mogą dosłownie ze wszystkim do niej przychodzić, miała z nimi doskonały kontakt i w pewnym momencie chyba naprawdę nie miała czasu na tłumaczenie zadań.
Delegowanie to trudne zadanie
Czasem bywa i tak, że nie mamy komu delegować. Czemu? Pracownicy mają swoją określoną pracę do wykonania, my mamy inną, mocno związaną z pracą naszego działu i bezpośrednio wpływającą na pozyskiwane projekty. Odpowiadamy za naszych ludzi, za ich pracę ale i poczucie stabilizacji.
Dodatkowo trudno zdobyć dobrze wykwalifikowanych, doświadczonych i chętnych do nowych rozwiązań pracowników. Nawet jeśli oddelegujemy zadanie to my na koniec dnia jesteśmy odpowiedzialni za jego efekt, niezależnie czy będzie to sukces czy porażka. Ważne jest więc przemyślane wdrożenie i w pewien sposób procesowanie delegowania, oczywiście na tyle na ile jest to możliwe.
Komu i co możemy delegować
Czasem wydaje się, że trzeba znaleźć tylko odpowiednich ludzi i praca sama się zrobi. Z doświadczenia wiem, że nie wszyscy chcą sobie dokładać pracy i pomimo deklaracji chęci rozwoju, czasem nasi pracownicy wolą się „nie wychylać”. Potrafią także lekko nami manipulować, abyśmy to my załatwiali trudniejsze sprawy.
Przychodzi mi do głowy historia, gdzie jedna z moich znajomych zarządzała działem sprzedaży, w którym trafiały się reklamacje. Doświadczony handlowiec i manager wie, jak zjednać sobie ludzi, wysłuchać ich, zrozumieć i profesjonalnie załatwić nawet trudne sprawy. Chodzi w końcu o zadowolenie klienta i wizerunek marki.
Czasem przecież z obiektywnych powodów zdarzają się braki produktu, czy opóźnienia dostaw a klient ma prawo zgłaszać nam takie sytuacje. Kobieta ta zarządzała kilkuosobowym zespołem, miała dodatkowo różne projekty, które wdrażała. Pracownicy nie chcieli wykazywać się inicjatywą i brać dodatkowych obowiązków, a nawet wykonywać już im przydzielonych.
Często prosili ją o to, aby przyjęła rozmowę z tzw. „trudnym klientem”, bo jest niemiły, roszczeniowy a sprawy nie są sztampowe. Ambitna manager do pewnego momentu próbowała sama tłumaczyć, rozpisywać, robić burze mózgów i zachęcać pracowników do takich rozmów, które na koniec dnia potrafią być bardzo satysfakcjonujące. Pomogło dopiero kilkudniowe szkolenie warsztatowe tak aby pracownicy mogli przepracować te problemy z zewnętrzną firmą.
Takie wdrożenie wymagało kolejnego czasu na szkolenie, ale opłaciło się w dwójnasób – pracownicy poczuli, że firma ich docenia, inwestuje w nich, chce rozwijać ich kompetencje, a manager, bo mogła zajmować się pilnymi, bezpośrednimi sprawami w dziale, realnie wymagającymi jej decyzyjności, rozwijać przez to swój departament a nie tylko ciągle „gasić pożary”.
Czasem delegować można na zewnątrz, innym razem wewnątrz firmy, jeszcze innym wprowadzając odpowiednie procedury, lub korzystając z zewnętrznego eksperta.
Za każdym razem sam proces wygląda trochę inaczej. Pamiętajmy, że nie delegujemy jedynie zadań o niskiej wartości, wymagających mniejszych kompetencji. Bardzo często delegowanie wymaga od nas przyznania się do deficytów i korzystania z zewnętrznych firm czy ekspertów. Nikt przecież nikt nie zna się na wszystkim – i całe szczęście..
Nikt nie rodzi się managerem od razu.
Zdobywamy różne kompetencje aby nim być, w ten sam sposób uczymy się delegowania. Jeśli mamy z tym problem należy znaleźć przyczynę: być może brakuje nam cierpliwości, empatii, asertywności, trudno znaleźć nam odpowiednie osoby o wysokich kompetencjach, boimy się utraty kontroli, autorytetu czy uważamy, że sami zrobimy wszystko najlepiej? Im wcześniej zaczniemy tym szybciej się tego nauczymy. Tak – czasem na błędach, innym razem na wysokim wkładzie czasowym i emocjonalnym, tak czy inaczej warto!
Na koniec, w sam raz na weekend, zostawiam Was z cytatem, niech w Was rezonuje, wywołując wartościowe refleksje.

—
A dla wszystkich z Was, którym tematyka świadomego, skutecznego zarządzania jest bliska, jak zawsze mam ebookowy upominek. Świetna książka: David Allen, Wszystko pod kontrolą. Gra w pracę i biznes zwany życiem.
Chcesz ją przeczytać? Udostępnię Ci ten ebook.Napisz do mnie: monika@monikaskrodzka.pl

—
Korzystając z okazji polecam Wam także mój najnowszy wywiad. Tym razem z Karoliną Hahn, doradcą korporacyjnym, prawniczką, powiernikiem spółek. Rozmawiamy o roli kobiet, o tym jak to jest z nią na Zachodzie. O tym, przed jakimi wyzwaniami stają współczesne kobiety, o tym, jak sobie radzą z codziennością w pracy i biznesie. Ta rozmowa jest ważna, bo – w co głęboko wierzę – może być inspiracją dla wielu kobiet – jak się mądrze i skutecznie rozwijać. Zwłaszcza w dzisiejszym świecie…
Cała rozmowa znajduje się pod tym linkiem – na mojej stronie. Będzie mi miło, jeśli dodacie ją do obserwowanych. Zapraszam i dziękuję🙂
