Czasem mam wrażenie, że podobnie jak niegdyś straszyło się dzieci Babą Jagą, tak w dzisiejszych czasach – podobne emocje budzi sekretariat w biurach.
Boją się go handlowcy, boją się właściciele innych firm, którzy chcą nawiązać współpracę.
Wszystkiemu winne te niemiłe Panie z sekretariatu – przecież tyle się o tym słyszy, jak bronią dojścia do kolegów/koleżanek z pracy. O rozmowie z szefem nawet nie ma co marzyć. Według tych strachów, są to zwykle Panie, które są : niemiłe, wredne, pyskate, i w ogóle nie wiadomo po co blokują dostęp do osób decyzyjnych😊
Otóż wiadomo! To jest ich praca. Co więcej, raczej mało osób z natury jest permanentnie niemiłych. Może warto więc tak po prostu szanować ich pracę, rozumieć jej cel oraz sens, i dzięki temu – zamiast ciągle zastanawiać się jak obejść ich stanowisko pracy, po prostu tak przygotowywać się do rozmowy, aby druga strona zrozumiała i dobrze odebrała nasze intencje, bo wtedy bez problemu nam pomoże?
Przecież one działają w dobrej wierze, wykonują powierzone im zadania i wierzcie lub nie, ale przez 15 lat mojej pracy, głównie z telefonem 📞 w ręku – nie miałam z nimi większych problemów. Owszem zdarzają się wyjątki jak wszędzie, to czysta statystyka, ale lepiej zająć się regułą nie wyjątkami.
Reguła z kolei jest bardzo prosta: jeśli odpowiednio przygotujesz się do rozmowy w 85% nie będziesz miał problemów z niemiłym sekretariatem, a tak naprawdę zwykle spotkasz się ze wspaniałymi osobami, które tam pracują. Co więcej – będziesz mógł/a liczyć na ich pomoc i wsparcie!
Na przygotowanie się do rozmowy wpływa zwykle kilka rzeczy. Dlatego dobrze mieć przy sobie schemat rozmowy, aby w razie potrzeby nie zostać wybitym z jej celu.
Należy wiedzieć po co, i z kim chcemy porozmawiać. Niby proste, a wierzcie mi, że często obserwuję na warsztatach, że już samo rozpoczęcie rozmowy i przebijania się przez sekretariat budzi w moich klientach tyle strachu, że zaczynają mieć dziwny ton głosu.
Tego nie da się opisać- to trzeba usłyszeć. Jest to, albo ton głosu tak usłużny, że w życiu nie ma szans na przebicie i zainteresowanie rozmówcy, który często poza odbieraniem telefonu ma tysiąc innych zadań, i również tym kontaktem jest wybity z rytmu. Brzmi jakby ktoś zadzwonił przez pomyłkę i sam chciał się jak najszybciej rozłączyć.
Bywa, że ton głosu ma być z założenia czarujący a jest tak sztuczny i przeciągły – że też nie wzbudza zaufania. Można tak wymieniać jeszcze kilka innych błędów, które robimy, ale nie o tym chcę dzisiaj napisać.
Jaki ton będzie dobry? Naturalny i pewny siebie – nie jesteśmy botem, więc nie próbujmy nim się stawać na siłę. Jeśli jesteśmy pewni swojego produktu, czy usługi i chcemy pracować po partnersku, powinniśmy być pewni siebie.
Druga ważna rzecz, to świadomość z kim chcemy rozmawiać? Najlepiej jeśli jest to imię i nazwisko. Nie mamy? Przy odpowiednio poprowadzonej rozmowie z sekretariatem – zdobędziemy te informacje bez trudu.
Możemy oczywiście jeszcze wcześniej sprawdzić na stronie internetowej, bądź skorzystać z innych źródeł, na przykład social mediów – takie dane często są dostępne.
Jeśli mamy konkretne imię i nazwisko osoby, to na 95% nie będzie problemu ze skontaktowaniem się z nią. Wbrew pozorom sekretariaty zwykle naprawdę są bardzo dobrze zorganizowane i chętnie nam pomogą. Nigdy nie było tak łatwo zdobyć telefonu komórkowego do osoby decyzyjnej jak teraz, w czasach pandemii. Wiem to z własnego doświadczenia. Jest to proste, bo przecież ludziom zależy na tym aby pracować, a sytuacja pandemiczna wymusiła pracę zdalną i hybrydową.
Jeśli zaś nie posiadamy danych konkretnej osoby, należy znów mieć świadomość, z kim w danej firmie chcemy rozmawiać– stanowisko, lub po prostu zakres obowiązków. Jeżeli jasno wytłumaczymy o kogo nam chodzi, jest naprawdę duża szansa, że otrzymamy imię i nazwisko tej osoby, bądź bezpośredni kontakt do niej – czasem na raty, ale otrzymamy. Czemu? Przecież to jest praca tych osób, a każdy zwykle chce swoją pracę w należyty sposób wykonywać. Jeśli nie otrzymamy, zwykle uda się to kolejnym razem – można trafić na inną osobę i po prostu będzie łatwiej. Nie ma jednak co się martwić na siłę i kombinować, bo jest to dość proste do zrobienia.
Czasem trudniej jest się do tej osoby dodzwonić – ale to już inny temat, bo przecież prawie wszyscy znamy smak pracy zdalnej lub hybrydowej. Nie jest to jednak ani skomplikowane ani bardzo wydłużone w czasie. Kłaniają się tutaj dwie ważne cechy: cierpliwość oraz konsekwencja.
Jest jeszcze jedna kwestia, która jest oczywista. Traktujmy osoby z sekretariatu z należytym szacunkiem i rozmawiajmy tak, jakbyśmy sami chcieli aby z nami rozmawiano. Kierujmy uwagę na rozwiązanie sytuacji, a nie na traktowanie samej osoby jako problemu. To naprawdę dużo ułatwia. Wszyscy mamy prawo do gorszego dnia, każdy bywa czasem zmęczony, niewyspany, głodny lub ma nadmiar obowiązków.
Zwykle jednak jesteśmy gotowi jako ludzie do pomocy – trzeba tylko odpowiednio podejść do tematu i nie traktować swojego rozmówcy skrajnie, albo jak idioty, albo jak władcy wszechświata.
Z mojego doświadczenia wynika, że dobry kontakt z sekretariatem otwiera nam drogę do całej firmy i można stosunkowo szybko zbudować trwałe relacje biznesowe. Uważam, że w wielu firmach sekretariat jest najlepiej poinformowaną jednostką w całej organizacji, i zwykle ma ogromny wpływ na procesy decyzyjne, nawet potencjalnie niezwiązane z tematem.
Przecież ludzie w firmach rozmawiają między sobą o wielu rzeczach: zarówno zawodowych, jak i prywatnych. Biorą pod uwagę zdanie innych, nawet jeśli bezpośrednio nie współpracują w projektach, chociażby dlatego aby poznać niezależne opinie, intuicyjne rozwiązania.
Jeśli chcemy więc aby szanowano naszą pracę, szanujmy pracę innych. Miejmy świadomość ich kompetencji, i – co bardzo ważne – nie starajmy się na siłę obchodzić ich pracy, bo może to bardzo źle wpłynąć na nasz odbiór. Tak, jest kilka sposobów, aby sekretariat obejść. Tylko, że przy dobrym podejściu do tematu, możemy nie tylko uzyskać połączenie z osobą decyzyjną, ale również mieć od razu serdeczny i wartościowy kontakt z całą firmą. Jeśli osoby z sekretariatu staną się rzecznikiem naszej sprawy – sukces jest murowany!
